コロナ禍における産業保健活動の問題点とニューノーマル時代の体制作り

男女がディスカッションしているところ

流行から1年以上が経過した今も、終息の兆しが見えない新型コロナウィルス。

リモートワークや時差出勤など、従来と一変した勤務スタイルが継続される中、従業員の健康管理手法が定まらず、お悩みの産業保健スタッフもいらっしゃることと思います。

私たちは、新型コロナウィルスとどのように共存し(Withコロナ)、所謂「ニューノーマル時代」と呼ばれるこの先の世の中をどのように進んでいくか、真剣に見定めていかなければなりません。

そこで今回は、コロナ禍をきっかけに浸透したリモートワーク環境化における、産業保健活動の問題点や体制作りのためのアイディアを解説します。

リモートワーク環境下での産業保健体制における問題点

リモートワークが浸透した企業における産業保健活動は、従来と同じ感覚とはいかない部分が随所に見受けられます。新たに発生する問題もあれば、今までくすぶっていた問題が顕在化されたケースもあるでしょう。

企業の業種や職場環境、従業員の特性などにより、顕著となる問題は異なるため、適切な課題把握と対処法の構築が早急に求められます。

ここでは一例として、⽇本産業精神衛⽣研究会の調査で表面化された、リモートワーク環境下での産業保健体制に関する問題点を紹介します。

事業場全体にかかわる問題点

リモートワークの導入により、事業場全体に影響をおよぼす問題点として以下が確認されています。

・自然発生的なコミュニケーションが減少し、情報収集の機会が失われた
・集合研修の実施が困難となり、準備が行き届かない中でリモート実施することになった
・職場改善に向けたグループワークに関して、想定していた運用が行えなくなった
・リモートワーク導入者の割合が増加し、産業医の職場巡視の意義が発揮しきれなくなった
・産業保健活動スタッフに関してもテレワーク化が進み、レスポンスに時差が生じたり対応可能な範囲が狭まったりした
・従業員の健康相談に対して、リモート環境下での体制やルールの構築が求められた
・休職者のリモート勤務による復職に対応する制度の構築が求められた
・オンライン面談の浸透により、従業員との距離感や間合いが捉えにくくなった
・メンタルヘルス不調者がリモートワークとなり、本人を介した主治医との連携が取りにくくなった

個々にかかわる問題点

個別事案の問題点は多種多様であり、細かく挙げれば際限がありませんが、主に以下のような事例があります。

・メンタルヘルス不調に関する動向を追うのに時間を要するようになった
・ストレスチェックの高ストレス者に対する面接指導の実施率が低下した
・リモートワークにより健康診断後の保健指導の日程調整がスムーズに運ばなくなった
・企業側から見て家族関係が不明瞭な従業員へ連絡しづらくなった
・フォローアップに対してレスポンスが悪かった従業員とのコミュニケーションがさらに困難となった
・リモートワーク中のアルコール依存症の従業員へ適切なフォローアップが困難となった

ニューノーマル時代に求められる産業保健体制

女性が笑顔でポイントを示しているところ

従来では常識であり、十分に通用していた産業保健活動の仕組みも、リモートワークという新たな企業活動の形の浸透で岐路を迎えています。顔を合わせて直接会話するという、ごく当たり前であり些細な場面こそが、産業保健活動の根幹を支えていたのだと実感している方もいらっしゃるかもしれません。

対面でのコミュニケーション、業務遂行が当たり前ではなくなるニューノーマル時代において、いかに高い成果をあげ、かつ人事労務担当者の業務削減も実現する、新たな体制とはどのようなものであるか解説していきます。

健康診断結果のデータ化

健康診断結果はペーパーレス化し、データ形式での管理を定着させましょう。

人事データの書類管理は、後々のデータ検索の利便性や確実性を踏まえたファイリングを行う必要があり、思いのほか時間と労力を奪うものです。そして保管場所が定められていることから、人事労務担当者の働き方が必然的に制限され、リモートワークに対応しきれない要因となります。

産業保健活動を最適化するためには、まず携わる従業員の働き方を整えることから始めなければなりません。

人事データをクラウドで一元管理

健康診断結果を含めた人事データのペーパーレス化には、健康管理システムの活用が最も効果的です。

健康管理システムであれば、高いセキュリティが保たれたクラウド上に情報を保管できるため、人事労務担当者の働く場所を制限しません。紙の保存も不要となるため、オフィス内の省スペースにつながり、書類紛失のリスクもなくなります。

また産業医面談など数種類の人事データを揃える必要がある際にも、データ属性ごとに書類を探す手間がなくなり、パソコン画面で瞬時に確認が可能です。

ストレスチェックのオンライン実施

ストレスチェックも、いまや健康管理システムの利用でオンライン受検できるサービスが提供されています。

従来のストレスチェックと言えば、紙を配布し筆記具で回答するという形式が当たり前でした。しかし健康管理システムの導入により、従業員各々がパソコンやタブレット、スマートフォンから好きなときに受検することが可能になったのです。

集計や集団分析、産業医への情報提供、受検勧奨さえもオンライン上にてワンストップで実行できます。受検者側・管理側いずれの視点から見ても、プラスの要素しかないと言っても過言ではないでしょう。

産業医面接のオンライン実施

産業医面接も、オンラインによる実施が浸透しています。新型コロナウィルス感染拡大防止の観点から、令和2年11月よりオンライン面接の実施条件が緩和されています。

実施にあたってはネットワーク環境の構築や実施場所への配慮が必要です。しかし、リモートワーク環境下で必要な従業員へ産業医面接を確実に実施するために、有効な手段なことに変わりはありません。

衛生委員会のリモート開催

毎月開催の必要がある衛生委員会も、リモート開催の体制を整えましょう。

コロナ禍の影響もあり、令和2年8月には厚生労働省が衛生委員会のオンライン開催を認める通達を行いました。リモート開催の条件として、事前の資料送付や適切な情報共有など、審議が円滑に行われるような配慮が求められています。
また、情報漏洩や不正アクセスのリスク対策も講じることや、議事録の作成と保管が必要です。

従来とは勝手が異なるため入念な事前準備は必要ですが、ニューノーマル時代に相応しく、参加者のリモートワークにそぐう形での開催が実現します。

小回りを効かせたカスタマイズ対応

ニューノーマル時代の産業保健活動でポジティブな成果を求めるならば、より細やかで柔軟な対応は必須です。

業務効率や業務削減の観点からみれば、業務の定型化はある程度必要ではあります。ただ、リモートワークで従業員と直接コミュニケーションを取る機会が明らかに減少したからこそ、従来以上の細やかな配慮や小回りを効かせた対応ができるか否かは重要でしょう。

会社・事業場単位と、括りとする単位が大きいほど、人事労務担当者の労力は少なくなると思われるかもしれません。しかし、たとえばメンタルヘルス対策に関しても、できる限り最小単位に対するカスタマイズ対応を、事象の初期段階で施す方が、長期視点で良い結果を生み出すものです。

Withコロナ時代に適した事業場内の環境整備

リモートワークの導入により出勤者が少なくなっていたとしても、オフィス内のウイルス対策は必須です。季節性インフルエンザやノロウイルスなど、例年流行するウイルス対策のみならず、新型コロナウィルスに関しても集団感染防止のための衛生管理を徹底しましょう。

日頃からのマスク着用や入室時の消毒、こまめな手洗い、定期的な事業場内の換気は最低限必要です。さらにオフィスレイアウトについても、隣席との間隔を十分に保ち、飛沫による感染防止対策を講じましょう。

中長期視点を備えたPDCAサイクルを繰り返す

ニューノーマル時代において、健康保持増進を推進し産業保健活動を軌道に乗せるためには、中長期視点を備えた対策が必要です。そのため、戦略的なPDCAサイクルを繰り返し実践し、自社にフィットする手法の見極めが求められます。

自社に適した産業保健活動の形は、Plan(計画)・Do(実施)・Check(評価)・Act(改善)を漏れなく実行することで確立していきます。繰り返し実践していくことで、産業保健活動の基準を徐々に底上げし、高いレベルの体制構築を目指しましょう。

健康管理システムによる一元管理、業務削減が人事のリモート化を後押し

ニューノーマル時代を本格的に迎えるにあたり、人事労務担当者の円滑な業務遂行に欠かせないのが、健康管理システムの有効活用です。健康管理システムを未導入の企業は、早急に導入を検討すべきでしょう。

個人情報など重要情報を多く取り扱う人事労務担当者は、リモートワークが困難とされる職種のひとつでした。しかし、コロナ禍で働き方の変化が強いられているのは、人の管理を担う人事労務担当者自身も同様です。

アナログ管理していた時代において困難であったことは確かですが、現代のIT社会では、健康管理システムの活用により懸念されていた課題のほとんどは解消可能です。人事情報をデジタル化し一元管理することで、定型業務に生じていた無駄をそぎ落とし、人事労務担当者のリモートワークを後押しします。

各社から健康管理システムが提供されているなか、健康経営において求められる要素をフルカバーするのが、健康経営サポートサービス「WELSA」です。人事労務担当者の労力を奪う煩雑な事務作業の遂行をサポートし、業務削減を実現します。

また、昨今注目されている「新型コロナウィルスワクチン接種管理機能」も実装。ニューノーマル時代における産業保健活動の指針を打ち出す上で、ワクチン接種の実態把握が役立つことが期待されます。

従来の当たり前から脱却しニューノーマル時代に適した産業保健体制を整えましょう

リモートワークの導入など、コロナ禍による仕事や生活の変化は、本人の意識の有無にかかわらず、従業員のメンタルヘルスに影響を与えています。そのため企業側には、より一層繊細なメンタルヘルス対策が求められます。

長年の産業保健活動における常識は、新型コロナウィルスの流行により通用しなくなったことを認識し、ニューノーマル時代に適した産業保健体制の構築を目指しましょう。