産休・育休の制度概要と実務~休業中の職員への適切な対応方法とは

従業員が産休・育休制度を利用する際、人事担当者や所属長などの管理責任者には個々の従業員の状況にあわせた適切な対応が求められます。制度の対象者や休業中の給付金など法律の規定を理解するだけでなく、実務では妊娠中や子育て中の従業員職員への配慮が欠かせません。 また、最近は社会保険料免除目的の育休の短期取得が問題視されていますが、制度本来の趣旨に沿う形で従業員への案内や手続きを行うことが大切です。産休・育休制度の仕組みや休業する従業員への対応方法など、実務担当者が押さえるべきポイントについて解説します。

産休・育休の制度概要

産休と育休はいずれも法律で規定された休業制度で、労働基準法に基づく産前休業と産後休業が産休、育児介護休業法に基づく育児休業が育休です。産休と育休では制度の対象者や休業できる期間などが異なります。

産休は雇用形態を問わず出産予定者が対象

出産予定日以前6週間(双子など多胎妊娠の場合は14週間)と出産日の翌日から8週間について、労働基準法では次のように規定しています。

労働基準法 第65条
  (1)使用者は、6週間(多胎妊娠の場合にあっては、14週間)以内に
     出産する予定の女性が休業を請求した場合においては、その者を
     就業させてはならない。
  (2)使用者は、産後8週間を経過しない女性を就業させてはならない。
     ただし、産後6週間を経過した女性が請求した場合において、
     その者について医師が支障がないと認めた業務に就かせることは、
     差し支えない。
  (3)使用者は、妊娠中の女性が請求した場合においては、
     他の軽易な業務に転換させなければならない。

産休は妊娠中(妊娠4ヶ月以上)の女性が対象で、育休のように雇用形態や雇用期間による休業取得条件の違いはありません。正社員やパート、採用直後の従業員など、出産予定のすべての女性が産休制度の対象です。

産前は従業員が休業を請求した場合に就業させてはならないので、従業員から妊娠の報告を受けたら休業するかどうか本人の希望を確認してください。一方で産後8週間は就業が原則禁止され、本人が希望する場合でも産後6週間は就業させてはいけません。

育休は一定の条件を満たす従業員が対象

1歳に満たない子どもを養育する者は、会社に申し出れば子どもが1歳になるまでの間で希望する期間、育児休業を取得できます。1歳になって保育園が見つからないなど一定の条件に該当すると1歳6ヶ月まで延長でき、さらに一定の場合は2歳になるまで延長が可能です。

育休は男女問わず取得できますが、期間の定めのある労働契約で働く人については、以下の要件を満たす必要があります。

・申出時点で当該事業主に引き続き雇用された期間が1年以上である者
・その養育する子が1歳6ヶ月(2歳に達する日まで取得する場合は2歳)に達する日までに、その労働契約が満了することが明らかでない者

また、従業員から育児休業申出があった場合、会社側は休業の申出を拒むことはできません。ただし、労使協定を結べば以下の労働者を育休の対象外とすることができます。

・雇用期間が1年に満たない者
・1年以内に雇用関係が終了する者
・週の所定労働日数が2日以下の者

なお、申出があった時点で休業開始予定日まで1ヶ月を切っている場合は、一定の期間内で休業開始予定日を会社側が指定できます。そのため、育児休業に関して従業員から相談された場合は、希望通りに育休を取るためにも1ヶ月前までに会社に伝えるように案内を行いましょう。

産休・育休中に従業員が受け取れる給付金

産休・育休取得中の従業員に企業が給料を支払う義務はなく、休業中の従業員は一般的に給料や手当はもらわず給付金を受け取って生活します。産休や育休を取得する従業員にとっては休業中の生活に関わるだけに、給付金の金額などを気にする人が少なくありません。

人事担当者は給付金の種類や計算方法を正しく理解して、従業員からの照会に適切に回答できるようにしておくことが大切です。

産休中:出産手当金および出産育児一時金

産休中の従業員が受け取れる給付金は出産手当金と出産育児一時金の2つです。健康保険の加入者が出産のために休業した場合は出産手当金が支給され、出産すると出産育児一時金が支給されます。

出産手当金は休業した日ごとに支給され、支給対象となる期間は出産日以前42日(多胎妊娠の場合は98日)から出産の日後56日までです。支給額は原則「直近12ヶ月間の標準報酬月額を平均した額の30分の1に3分の2をかけた額」で、普段の給料の3分の2相当額が支給されます。

出産育児一時金は1児につき42万円ですが、産科医療補償制度に加入していない医療機関で出産した場合は40.4万円です。出産育児一時金は1児につき支給されるので、たとえば双子を出産した場合には84万円(80.8万円)支給されます。

育休中:育児休業給付金

育児休業中の従業員には雇用保険から育児休業給付金が支給されます。支給額は原則として休業開始後6ヶ月間は休業開始前賃金の67%、6ヶ月経過後は50%です。支給期間は原則子どもが1歳になるまでで、保育所の入所待ちなどの理由で育休期間が1歳6ヶ月や2歳まで延長されれば、給付金の支給も延長されます。

なお、育児休業給付金には受給要件があり、育児休業の開始日前2年間に被保険者期間が12ヶ月以上なければ原則支給を受けられません。また期間の定めのある労働契約で働く人は、1年以上雇用が継続しており、子が1歳6ヶ月になるまで労働契約が更新される見込みであることも要件になります。

なお、女性が産後休業から引き続いて育児休業を取得する場合は、出産日から起算して58日目が育児休業給付の支給対象となる育児休業の開始日です。

産休・育休中に給料を受け取ると減額される

出産手当金や育児休業給付金は、産休・育休中の人が給料をもらえず困らないようにするために支給されるものです。あくまで給料の代わりとしての位置付けなので、給料と給付金を同時に受け取ることは基本的にできません。産休中や育休中に会社から給料を受け取った場合は、出産手当金や育児休業給付金は減額または不支給になります。

出産手当金は、受け取った給料の額が出産手当金より低ければ差額が支給されますが、出産手当金以上の額の給与をもらっている場合は不支給です。育児休業給付金は、受け取った給料の額が通常の賃金の13%相当額以下であれば満額支給、80%相当額以上であれば支給されません。13~80%相当額の場合は所定の計算式に従って支給額が減額されます。

従業員が産休・育休を取るときの手続き書類

従業員が産休・育休を取得するときには年金事務所や健康保険組合、ハローワークに書類を提出して手続きを行います。社会保険料の免除の適用を受けるためには年金事務所に、給付金の支給を受けるためには健康保険組合やハローワークに、それぞれ申請が必要です。

主な手続き書類と提出先は以下のとおりで、必要に応じて添付書類とともに提出します。

【年金事務所に提出する書類と時期】
・産前産後休業取得者申出書:従業員が産休に入ったとき
・産前産後休業取得者終了書:産休が予定より早く終わったとき
・育児休業等取得者申出書:従業員が育休に入ったとき
・育児休業等取得者終了書:育休が予定より早く終わったとき

【健康保険組合に提出する書類と時期】
・健康保険出産手当金支給申請書:出産手当金の支給を受けるとき

【ハローワークに提出する書類と時期】
・育児休業給付金支給申請書、休業開始時賃金月額証明書:育児休業給付金の支給を受けるとき

なお、上記の書類を使った手続きは従業員本人でも申請できますが、一般的には会社経由で手続きを行います。そのため、従業員には会社側で申請書類を準備することを伝え、必要に応じて本人による記入が必要になる旨を案内しましょう。

また、給付金は申請してから実際に従業員の口座に振り込まれるまで、ある程度の日数がかかります。従業員の生活に影響する場合があるので、給付金の申請は特に遅れないように注意が必要です。

産休・育休に入る従業員のフォローと注意点

産休や育休に入る従業員がいる場合、手続きの事前の案内や休業中・職場復帰後のフォローなど、丁寧かつきめ細かな対応が求められます。また、妊娠中の女性の体調や子育ての忙しさは従業員によって異なるので、従業員ごとの状況にあわせて対応することが大切です。

ここでは、産休・育休の取得前から休業中、職場復帰後までのフェーズごとに意識すべきポイントや注意点を見ていきます。

産休・育休取得前

産休や育休に入る予定の従業員に対して必要な手続きを説明し、休業中にどのような給付金を受け取れるのか案内します。給付金の申請手続きなどは従業員側でも会社側でもできますが、どちらが手続きをするのか明確にして認識相違が生じないようにしてください。

休業中のお金に関することは従業員の生活に与える影響が大きく、丁寧な説明が必要です。休業中は会社から給料や手当は受け取らないため所得税や社会保険料はかからないこと、しかし住民税の支払いは必要である点を案内します。出産手当金や育児休業給付金は申請してから実際に振り込まれるまで日数がかかる点も説明したほうが良いでしょう。

出産手当金の場合は加入している健康保険組合にもよりますが、一般的に申請して振込みまで1~2ヶ月かかります。育児休業給付金は書類提出後に支給が決定して振込みまで1週間程度かかるので、申請後即日で振り込まれてすぐに生活費として使えるわけではありません。

また、産休・育休取得中の連絡先も忘れずに従業員に確認してください。休業中に書類を会社から郵送したものの、実家に里帰りしていて書類を確認できなかったなどの事態が起きないように注意が必要です。

なお、妊娠中の女性が請求した場合は他の軽易な業務への配置転換を行い、産休に入れる6週間より前に従業員の体調が良くなければ個別に対応します。傷病手当金を受け取れる場合があることや年次有給休暇の活用などを案内して、従業員の体調に配慮した形でフォローを行うようにしてください。

休業中

休業中でも手続き書類のやり取りが必要になる場合があり、たとえば育児休業給付金は2ヶ月ごとに申請をする必要があります。手続き期限を過ぎることがないように、休業中でも従業員と連絡をしっかりと取れる状況にしておきましょう。

また、休業中は従業員が職場から離れることになり、産休や育休が終わって職場に復帰する際に不安を感じることが少なくありません。職場復帰する際に抵抗感なくスムーズに復帰できるように、休業中の従業員に対して適宜サポートを行うことが大切です。

具体的には、産休・育休取得中の従業員が職場とのつながりを感じられる取り組みが有効で、社内報の送付などが挙げられます。また、e-ラーニングを活用するのもひとつの方法で、強制するものでなければ業務時間には該当せず問題ありません。

なお、出産予定日と実際の出産日のずれや保活の状況なども、休業中の従業員に連絡を取って確認を行います。産休・育休の期間の変更の有無を確認して、必要であれば期間の延長などの手続きを行ってください。

職場復帰後

産休や育休は期間がそれなりに長く、復帰した従業員は久しぶりの職場の雰囲気や業務に戸惑うことが少なくありません。職場における業務の分担や量をうまく調整して、復帰直後の従業員に過度な負担がかからないように配慮が必要です。

なお、休業明けには休業前の職場や担当職務に就かせることが前提になります。しかし、本人にヒアリングを行って希望する場合は、負担の少ない業務への担当変更など柔軟に対応するようにしてください。本人が望まないにも関わらず配置転換をすることは問題ですが、本人の希望を踏まえた対応であれば基本的に問題ありません。

また、育児介護休業法の配慮義務にも注意が必要で、3歳未満の子どもを育てる従業員から請求があれば時間外労働を免除しなければいけません。労使協定がある場合には一定の従業員が配慮義務の対象外になりますが、原則として男女を問わずすべての従業員が対象になります。

育休取得の現状と課題

育休は対象者であれば自由に取得できますが、実際には男性の育休取得率が低いなど社会全体として課題がある状況です。また、近年は社会保険料の免除を目的とした育休の短期取得が問題になり、労働政策審議会でも取り上げられて議論されています。

今後の議論の進み方次第では法改正の可能性もあるので、育休取得の現状や議論の方向性など、常に最新の情報を確認することが大切です。

男性の育休取得率は1割以下と低水準

令和元年度の育休取得率は女性が83.0%に対して男性は7.5%と非常に低い水準になっています。過年度の育休取得率の推移を見ると着実に上昇していることは見て取れますが、男性の育休取得率は未だに1割さえ超えることができていません。また、男性と女性では育休の取得期間にも大きな違いがあり、男性では取得期間が1ヶ月未満の短期取得者の割合が高くなっています。平成30年度データで見ると1ヶ月未満の短期取得者の割合は男性が81.0%に対して女性は0.9%です。さらに男性の場合は、平成30年度の育休取得者の実に3割以上が5日未満の短期で育休を取得しています。

しかし、育児休業制度とは本来、ある程度の期間休業して育児に充てることで配偶者の負担を軽減したり、ワークライフバランスを達成したりするための制度です。僅か数日の育休取得で配偶者の負担が充分に軽減されたり、仕事と子育ての両立が達成できるとは考えにくいと言わざるを得ません。男性の育休に関しては、制度の趣旨と実態が乖離している状況にあることがわかります。

社会保険料免除目的の短期取得が問題に

月末時点の育休取得者は当月の社会保険料が免除されますが、健康保険組合の男性被保険者では6月・7月・12月に保険料免除対象者が多くなっています。この点に関しては、6月・7月・12月に賞与を支払う企業が多く、賞与にかかる社会保険料の免除を意識して育休取得月を選択している可能性が指摘されています。1日など短期の育休を月末に取得して賞与に社会保険料がかからないようにして、手取り額を増やすことを意識していると考えられるからです。

しかし、社会保険料の免除制度は本来、休業中に給与が支払われない人の保険料負担を軽減するために導入されています。賞与が支払われるにも関わらず社会保険料が免除されてしまうのは、育休制度の趣旨に沿うものでは決してありません。また、育休を取得するタイミングが月中か月末かという違いだけで社会保険料負担に差が生じることは不公平です。そのため、今後は保険料免除に関する規定の法改正が行われる可能性があります。

産休・育休制度の実務上のポイント

人事担当者が実際に産休・育休制度を運用するにあたり、社内環境の整備や関係者との連携が重要になります。休業する従業員だけでなく、従業員が所属する部署全体や会社全体で産休・育休制度に関する取り組みを行うようにしてください。

制度を周知して休業しやすい社内環境を作る

正社員の男性が出産・育児を目的として休暇・休業制度を利用しなかった理由について、以下のようなアンケート調査結果が公表されています。    ※就業形態は末子妊娠判明時のもの。
    ※末子の出産・育児を目的として休暇・休業を取得したかについて
     「休暇・休業の取得を申請したことがあるが、休暇・休業を取得できなかった」
     「休暇・休業の取得を希望していたが、休暇・休業を申請しなかった」
     「休暇・休業を取得することを希望していなかった」
     と回答した者(68.4%)を母数とする。

理由の中でも「会社で育児休業制度が整備されていなかったから」や「職場が育児休業制度を取得しづらい雰囲気だったから」の割合が高くなっています。実態としてこのように感じる男性が一定割合いる以上、育休の取得率を上げてワークライフバランスを実現するには社内環境の整備が欠かせません。

制度を周知して休業しやすい社内環境を作り、子育てと仕事の両立の大切さや大変さを共有して従業員が協力し合える風土作りをすることが大切です。職場に復帰したばかりで子育てで忙しい従業員が早退や欠勤をする場合でも、周囲の従業員が理解して自然と協力できるようになれば、そもそも育休自体を従業員が取得しやすくなります。

関係者と情報やスケジュールを共有する

休業予定や休業中の従業員が所属する部署の上司など、関係者に情報やスケジュールを共有することも大事なポイントのひとつです。たとえば産休中や育休中の従業員の状況や休業期間の延長の可能性を所属長に共有すれば、復帰の時期を想定して業務の割り振りや所属内での調整がやりやすくなります。

特に保育園の入園待ちによって育休期間が1年から1年6ヶ月や2年に延びるかどうかは、その従業員が所属する部署に与える影響が小さくありません。休業中の従業員が所属長に直接連絡するケースもありますが、コミュニケーションミスを起こさないためにも、人事担当者と所属部署の責任者との間でも密に連携を取るようにしてください。

制度を活用して仕事と育児の両立を実現する

産休・育休は妊娠中の女性や子育て中の従業員を対象とした制度であり、仕事と育児の両立を実現するために欠かせない制度です。

人事担当者は法律の規定を理解することはもちろんのこと、実務においては従業員の子育ての状況など個別の事情に配慮した対応が求められます。

休業前から休業中、職場復帰後に至るまで従業員へのフォローを丁寧に行い、従業員が休業しやすく復帰しやすい職場環境作りを行いましょう。