【休職者対応マニュアル】復職までの流れとトラブル回避のポイント
現代社会において休職者が出るのは決して珍しいことではありませんが、人事担当に就いたばかりの方や慣れていない方にとっては不安が大きいでしょう。休職者へ誤った対応をしてしまうとトラブルに発展してしまうため、非常に繊細かつ適切な対応が求められるます。
そこで今回は、「休職者への適切な対応方法」や「トラブルを回避するための注意点」を解説していきます。正確な対応を理解すれば、慌てることなくスムーズに休職者の管理が可能になるでしょう。
目次
自社で休職制度を設けたほうがいい理由
休職とは「病気や怪我など何らかの理由で就業が不可能になり、職場に在籍した状態で一定期間の労働が免除されること」を指します。しかし、実のところ休職制度は労働基準法で定められた制度ではないため、企業において休職制度の設置は義務ではありません。設けるか設けないかは企業の判断に任されています。
休職制度がない場合、病気や怪我、メンタルヘルスの不調などで一時的に労働できなくなった従業員は長期的に休むことができず、退職を余儀なくされてしまうケースが多いです。こうしたリスクを防ぐためにも、従業員と会社の双方にとって休職制度は設けたほうが良いと考えられています。
一般的に、病気や怪我などを理由に働けない従業員は解雇事由に当てはまり解雇が可能となります。しかし、労働契約法上解雇は非常に難しく、不当解雇とみなされてトラブルに発展するケースもゼロではありません。休職制度を設けていれば退職への猶予期間となり、トラブルを防ぐことができるのです。
また、退職を考えている従業員の流出を予防できる点も休職制度を設けるメリットといえます。病気や怪我などの理由で働けなくなった場合、休職制度を利用して療養に専念し、回復したら復職が可能になります。従業員にとっても退職以外の選択肢を取ることができるため、人材の定着につながるでしょう。
休職者が職場復帰するまでの流れ
実際に休職者が出たとき、どのようなフローで職場復帰していくのかをしっかり把握しておくと対応がスムーズになります。厚生労働省が発表している「改訂 心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」を参考に、流れを見ていきましょう。
引用：厚生労働省「改訂 心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」
①休職開始並びに休職中のケア
従業員が主治医の診断書を会社に提出し、休業の判断が決定されることで休業が開始されます。休職者には休業の事務手続き方法や職場復帰までの手順を説明します。また、従業員が安心して休業できるように、下記の点を従業員としっかり確認しておきましょう。
・休業期間や休職中の給料といった休職制度の内容
・不安や悩みを話せる相談先の紹介
・傷病手当金をはじめとした経済的な保障制度
・休職中の連絡の頻度やタイミング
②主治医による職場復帰可能の判断
休職者から会社に職場復帰を希望する申し出があった場合、休職者には主治医による職場復帰可能の判断が記された診断書を提出するように伝えます。診断書には、就業上の配慮に関する意見を主治医に具体的に記載してもらうことが大切です。
留意すべきは、主治医は日常生活における病状回復をもとに職場復帰の判断を行っているという点です。職場での業務遂行が可能かどうかを正確に判断するためには、主治医とは別に産業医の意見を聞くことも休職者の職場復帰をスムーズに判断するうえで欠かせません。
③職場復帰の可否の判断と職場復帰支援プランの作成
最終的な判断を行う前段階として、必要な情報の収集と総合的な評価による判断を行い、職場復帰のための支援プランを作成します。
はじめに、休職者に対して職場復帰の意思確認を行います。次に、必要に応じて休職者の同意を得たうえで、主治医から職場復帰に向けて必要な情報を収集します。疾患の再燃・再発防止に向けて必要な注意事項を中心に情報を求めましょう。他にも、休職者自身の病状の回復状況や業務遂行能力に関する評価、家族および職場の評価をもとに、職場復帰の可否を総合的に判断していきます。
職場復帰が可能と判断されたら、職場復帰支援プランを作成します。プランの作成において確認するべき項目は以下の通りです。
・職場復帰日
・管理監督者（人事担当者や上長）による就業上の配慮
・人事労務管理上の対応等
・産業医等による医学的見地からみた意見
・人事担当者や産業医によるフォローアップの方法
・就業制限等の見直しを行うタイミング
・すべての就業上の配慮や医学的観察が不要となる時期についての見通し
・従業員が自ら責任を持って行うべきこと
・試し出勤制度の利用
・事業場外資源の利用
④最終的な職場復帰の決定
これまでのステップを踏まえて、最終的な職場復帰の決定を行う段階です。
休職者の状態の最終確認、就業上の配慮等に関する意見書の作成を進めたのち、会社にて最終的な職場復帰の決定を行います。休職者が現場に復帰するためには、勤務時間の短縮や、復帰直後は負担の少ない業務を割り振るなど、さまざまな配慮が必要です。
就業上の配慮や職場での対応については主治医も把握しておくことが大切なので、従業員を通じて主治医に伝えるようにしましょう。
⑤職場復帰後のケアとサポート
休職者が職場復帰したら、人事担当者や配属先の上長は観察やケア・サポートを行いながら、職場復帰支援プランの評価や見直しを適宜行っていきます。この段階において注意するべき項目は以下の通りです。
・疾患の再燃や再発、新しい問題が発生していないかどうかの確認
・勤務状況および業務遂行能力の評価
・職場復帰支援プランの実施状況の確認
・治療状況の確認
・職場環境の改善
・管理監督者や同僚の配慮
休職者対応で押さえておくべきポイント
人事担当者は休職者に対する真摯な対応が求められます。ここでは、適切かつスムーズな休職者対応を行うために押さえておきたいポイントをご紹介します。
休職者の不安や負い目の払拭
休職に対して不安や負い目を感じる従業員は少なくありません。人事担当者は休職者の不安や負い目を払拭し、休職者が安心して休職できる環境を整えることが大切です。休職中の給与面や手続き方法、休養期間、会社の支援範囲など、自社の休職制度について一つずつ丁寧に説明しましょう。
また、休職者本人が周りに迷惑をかけているという焦りから、早期の復職を希望する場合があります。不適切なタイミングで復職をした場合、病状が悪化・再発して再び休職する可能性があるため、焦らずしっかり療養に専念してほしい旨を伝えましょう。事前に復職の条件と復職までのフローを説明し、休職者の理解を得ることが重要です。
休職者の心身における健康維持のケア
休職中の従業員に対して、適度に健康状態を確認することは非常に大切です。心身の不調に誘発され、新たな問題が発生する場合もあります。病状の悪化を防ぐためにも、健康診断受診を促したり近況を聞いたりしながら、こまめに休職者の心身の健康維持のケアに努めましょう。
休職者と関わりのある従業員へのケア
休職者だけでなく、休職者が所属している部署や関連部署の従業員のケアも忘れてはいけません。休職者が出ると、周りの従業員に業務の負担がかかることがあります。負担が増えることで仕事や会社、休職者に対する不満を抱える従業員も少なからず出てくるでしょう。
そうした従業員の不満や不安を把握し、早めに対処することが求められます。面談を設けて従業員の業務上の悩みや不満を聞く機会を作ることが大切です。中には不満を打ち明けられない社員もいるため、社外の相談窓口サービスを利用し設置しておくなども視野に入れておきましょう。
休職トラブルを回避するための注意点
休職者と接する上で求められるのは繊細かつ正確な対応です。トラブルに発展しないために、注意すべきポイントを押さえておきましょう。
休職者への連絡方法・頻度
休職者とは適宜、連絡を取ることが大切です。連絡方法としては電話だけに限らず、オンラインツールやメールなども活用しましょう。徐々に病状が回復してきたら、対面で話をする機会を設けることも効果的です。対面で健康状態を確認できれば、復職のタイミングを失敗するといったリスクを防ぎやすくなります。
連絡の頻度は多すぎると休職者の負担になりますし、少なすぎても適切に健康状態を確認できません。そのため、「病院を受診したら休職者から連絡をしてもらう」「長期休暇の直前で連絡を入れる」など、業務や関連する動きに合わせて連絡するタイミングを設けることがベストです。
また、休職者との連絡内容や頻度を把握するためにも、連絡窓口の担当者は固定しましょう。休職者としても連絡が取りやすく、連絡の行き違いや重複によって休職者を刺激してしまうといったトラブルを避けられます。
上記のようにルールを設けることで、スムーズな休職者対応が可能となります。トラブルを回避するためにも、休職者および直属の上長に対してルールの周知と徹底をしっかり行うようにしましょう。
休職者への確認事項と伝え方
休職者が心身ともに回復してくると、以前と変わらない日常生活を送れるケースがあります。その場合、休職期間中に旅行やイベントに出かけてSNSに写真を投稿したことが原因となり、他の従業員の目に触れる可能性がないとはいえません。
こうした休職者の行動は、他の従業員の不満を助長したり、職場の雰囲気を悪化させたりするトラブルに発展していく可能性があります。トラブル回避のためには、休職者に復職の条件や休職中の制限事項、禁止事項を事前にしっかり伝えることが重要です。
ただし、休職者へ伝える際は繊細な注意を払わなければなりません。休職者を責めるような言い方ではなく、本人のために寄り添う気持ちでルールを設けているということを伝えましょう。
休職者対応で大切なのは変化を捉えた継続的なアプローチ
休職者の安全な職場復帰に向けて大切なのは、休職者の変化を捉えた継続的なアプローチです。しかし、漏れなく適切にアプローチを続けながら管理を行うことは決して容易ではありません。
スムーズに休職者の健康管理を行うためにも、管理ツールを導入することが望ましいでしょう。健康管理システム「WELSA」では、休職者の抽出、現状把握と接触状況の管理が可能です。操作性にも優れているため、ぜひ「WELSA」の導入を検討してみてください。