【フォーマットあり】衛生委員会の議事録に必要な記載項目と書き方
50人以上の労働者がいる企業では、衛生委員会の設置が義務付けられています。衛生委員会では労働災害防止のための取り組みについて、労使間で話し合う必要があります。また、話し合った内容について議事録を作成しなければなりません。
この記事では、「衛生委員会の議事録の書き方」について解説します。議事録に必要な記載項目や書き方のコツをしっかり押さえて、効果的・効率的な議事録の作成に役立てましょう。
衛生委員会の議事録とは
前述したとおり、労働安全衛生法により、常時使用する労働者が50人以上いる企業では衛生委員会の設置が義務付けられています。さらに、毎月1回以上の衛生委員会を開催し、労使間で労働者の健康障害を防止するための基本となるべき対策といった重要事項について、十分に調査・審議する必要があります。
また、衛生委員会を開催した際には、速やかに委員会で話し合われた内容を労働者に周知するとともに、審議内容の議事録を毎月作成して3年間保存しなければなりません。
（委員会の会議）
第二十三条
（中略）
4 事業者は、委員会の開催の都度、次に掲げる事項を記録し、これを三年間保存しなければならない。
一 委員会の意見及び当該意見を踏まえて講じた措置の内容
二 前号に掲げるもののほか、委員会における議事で重要なもの引用：労働安全衛生規則
議事録を適切に作成することで、労働者が毎月の衛生委員会における審議事項を把握できるだけでなく、職場の健康課題の把握にもつながり効果的な産業保健活動が可能となります。毎月開催される衛生委員会のテーマ選びの際も、議事録を作成しておけばネタの重複を避けられるでしょう。
また、衛生委員会の議事録は労働基準監督署の立ち入り検査（臨検）があった場合、必ずチェックされます。そのため、議事録は「適切な内容での作成」と「3年間の保存」を徹底することが重要です。
議事録の作成担当者に関する規定はありませんが、衛生委員会の構成メンバーである人事総務担当者や衛生管理者が議事録を作成するのが望ましいでしょう。
衛生委員会の議事録に必要な記載項目
衛生委員会の議事録を作成する際の主な記載項目は以下の通りです。
・開催日時
・開催場所
・出席者
・審議事項および報告事項
・産業医からのコメント
・議長のコメント
それぞれの記載項目について、書き方のコツを解説していきます。
開催日時・開催場所
衛生委員会の開催日時と開催された場所を記載します。労働安全衛生法によって、衛生委員会は毎月1回以上の開催が義務付けられているため、議事録に開催日時をしっかり明記しておくことで法令遵守を証明することが可能です。
また、衛生委員会の開催時間については開始時刻と終了時刻の両方を記録しておくと良いでしょう。どれだけ時間がかかったのかを把握することで、どのような点を簡素化・効率化するかといった衛生委員会の運営状況を振り返ることができ、今後の開催に向けた委員会の改善に役立ちます。
出席者
衛生委員会に出席したメンバーの名前を記載します。労働安全衛生法第18条によって、衛生委員会の構成メンバーは以下のように決められています。
- 総括安全衛生管理者または事業の実施を統括管理する者、もしくはこれに準ずる者（議長）（1名）
- 衛生管理者（1名以上）
- 産業医（1名以上）
- 労働者（衛生に関する経験を有する者）（1名以上）
衛生委員会の審議の場において労使間の公平性を期すために、議長を除く構成メンバーは使用者側と労働者側で同数にならなければなりません。出席者を書く際は、議事録の出席者欄に名前と一緒に役職と委員会上の役割を併せて記載することがポイントです。そうすることで、出席メンバー内の使用者・労働者の割合が等しく、かつ衛生委員会に必要なメンバーが出席していることを証明できます。
審議事項および報告事項
衛生委員会の中で審議・報告された内容を記載します。報告事例としては以下のようなものが挙げられます。
①定例報告
・私傷病や休職者の発生状況
・長時間労働の該当人数や産業医面談実施状況
・労災報告
・職場巡視の結果報告
②毎月の議題に関する調査審議
・定期健康診断の受診率向上のための施策検討や有所見者の事後措置
・ストレスチェックの受検率向上のための施策検討や高ストレス者の事後措置
・インフルエンザや熱中症など季節特有の健康問題への対策検討
衛生委員会では定期報告のほかに、毎月異なる議題について話し合われるため、報告事項は毎回変わります。議事録を作成する際は、審議内容や報告事項すべてを書き起こそうとすると分かりにくくなってしまうため、ポイントごとに箇条書きにするなど工夫して書き出すと良いでしょう。
また、議題ごとに「要点や決定事項」「補足事項」「申し送り事項」に分別して記載すれば、分かりやすく・伝わりやすくまとめられます。議題以外の話題があがった際やメモを残すような内容が話し合われた場合には、議題と区別をつけるために自由記入欄を活用しましょう。
産業医・議長からのコメント
衛生委員会の最後には、産業医からのアドバイスや議長によるまとめのコメントが出る場合があります。必要に応じて記載しておきましょう。議事録は、委員会に参加していない従業員が審議内容を把握するために確認するものでもあるので、審議内容や決定事項に加えて産業医や議長からのコメントも併せて記載するとより理解しやすくなります。
衛生委員会実施後の対応
衛生委員会は開催後もさまざまな対応を行わなければなりません。ここでは、衛生委員会実施後の対応について解説していきます。
衛生委員会の審議事項の周知
安全衛生規則23条3項によって、衛生委員会の審議事項について従業員に遅延なく周知することが義務付けられています。周知の方法については規定されていないため、以下のような方法で実施すると良いでしょう。
・事業場の見やすい場所に掲示する
・社内のメールで通知する
・書面を交付する
・社内イントラで公開または共有する
議事録を3年間保存
労働安全衛生規則第23条4項によって、議事録の保管期間は3年間と義務付けられています。議事録は電子データとしての保管も認められているため、紙・電子データいずれの保管方法でも問題ありません。電子データで保管しておけば、ファイリングや管理の手間を削減できます。
産業医が欠席した場合の情報連携
産業医が衛生委員会を欠席した場合は、次回の委員会開催までに産業医に議事録を確認してもらいましょう。審議内容や決定事項について、産業医の意見を聞く必要があります。
次回の衛生委員会に向けた準備
次回衛生委員会に向けて、今回の衛生委員会での申し送り事項の確認や決定事項の対応、次回衛生委員会での議題検討などの準備をしておきましょう。
衛生委員会用の議事録フォーマット
衛生委員会の議事録には、規定の書式はありません。基本的には自社で用意、またはインターネット上でフォーマットをダウンロードして議事録を作成していきます。議事録のフォーマットは、記入事項を適切に記載できるフォーマットを選ぶと良いでしょう。
記載時のポイントを押さえたフォーマットを用意しましたので、ぜひご活用ください。
衛生委員会の議題作成には健康管理システムが役立つ
衛生委員会を開催するうえで、社内の健康課題を把握しておくことは非常に重要です。従業員の健康状態を可視化しておけば、健康課題の早期発見や実態把握、有所見者へのフォロー対応が容易に行えるでしょう。そこで役立つのが健康管理システム「WELSA」です。
「WELSA」なら、ストレスチェックや健康診断の結果をまとめてデータで一元管理可能なので、健康情報の可視化を実現できます。社内の健康課題を見つけやすくなり、衛生委員会における議題選びの際にも活用できるでしょう。さらに、健康リスクの予測・分析や多職種連携にも役立ち、自社の健康管理を効率的に実施可能です。衛生委員会に向けてスムーズに議題作成を進める際には、ぜひ「WELSA」をご活用ください。