健康診断の予約を効率化するポイントと管理システム導入のメリット

デスクワーク中にスマホで通話している女性

企業は労働安全衛生法に基づいて、健康診断を実施する義務があります。しかしながら、健康診断の予約業務には未受診の従業員への促しやデータの収集・管理など、手間のかかる作業が多い点が課題として挙げられるでしょう。
そんな健康診断予約業務の効率化に役立つのが健康管理システムです。今回の記事では、「健康診断の予約を効率化するためのポイント」や「健康管理システム導入のメリット」を解説します。
健康管理システムを導入すれば、複雑で負担の大きい業務を効率化しつつスムーズな健康診断の予約が可能になるでしょう。

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健康診断の予約業務フロー

健康診断の予約業務はどのようにして行われるのか、まずはフローから確認していきましょう。

①健康診断の受診時期を決める

健康診断を受診する時期をもとに、健康診断の予約業務を行う時期が決まります。企業の都合や社会情勢などによる変更が必要なければ、一般的には例年と同じ時期に実施することになるでしょう。

②受診する健診クリニックの選定

まだ健診施設が決まっていない企業は、受信する健診クリニックを選定する必要があります。選定の際は、健康保険組合が指定している健診クリニックかどうかを確認することがポイントです。
健康保険組合が指定している健診クリニックを選べば、健康診断の結果を提出する際の業務負荷を軽減することができます。

③従業員への受診希望調査と健診クリニックの予約

健康診断の予約方法は企業によって異なります。
従業員への受診希望調査を行ったうえで予約する場合は、受診希望日やオプションの有無についてアンケートなどを用いてヒアリングします。集計が完了したら、本社または支店ごとにとりまとめて予約作業を代行します。
従業員自身が予約を行う場合は、健診クリニックの予約画面から登録をして本社に別途日程を報告するという流れです。

④日程の変更・キャンセルなどの再調整

健診クリニックへの予約を行う際に、予定していた日程やコースが埋まってしまっている可能性があります。その際は日程の変更や再調整が必要です。
こうした二度手間を防ぐために、予約前の段階で事前に予約枠を確保できるかどうかを健診クリニックに確認しておくと良いでしょう。

健康診断の予約業務の課題と問題点

健康診断の予約業務をエクセルや紙で管理している場合、以下のような問題が生じやすくなります。

・従業員とのやりとりに時間がかかる
・予約状況の管理や日程調整が困難
・営業時間外に予約を受け付けられない
・人為的ミスが頻発する
・業務の負担が増え工数を圧迫される

複雑かつ手間のかかる業務が多く、担当者への負担が大きい点が課題といえるでしょう。

健康診断の予約業務を効率化する5つのポイント

負担が大きく課題や問題点も多い健康診断の予約業務ですが、煩雑な部分を改善できれば効率化につながります。ここでは、健康診断の予約業務を効率化するためのポイントを解説していきます。

予約業務マニュアルの作成

フローで見てきたように、健康診断の予約業務は流れが複雑で完了までに時間を要します。効率的に予約を進めるためには、フローに則って予約業務マニュアルの作成を行うと良いでしょう。

受診希望調査にGoogleフォームを活用する

予約のとりまとめを代行する場合、受診希望調査は紙やエクセルではなくGoogleフォームなどのデータを収集・整理しやすいツールを活用するのが有効です。手動入力によるデータの打ち間違いといったミスも予防できます。

受診機関への予約を従業員が行う

予約のとりまとめを代行しない場合は、従業員自身に予約を行ってもらいます。健診クリニックの予約画面で直接予約を取るため、従業員自身で日程の変更や再調整が可能で、企業としては調整にかかる手間を減らせるメリットがあります。ただしこの方法は従業員の自主性に委ねられており、受診率の低下につながるリスクがある点は押さえておきましょう。

予約状況を一覧で管理できる資料を用意する

健康診断の予約状況を従業員ごとに一覧で管理できる資料を用意することも業務効率化のポイントです。Googleスプレッドシートやエクセルを用いて作成し、「調査中」「予約済み」「受診済み」のようにステータスを変更可能にしておくと、従業員の予約状況を簡単に確認しやすくなります。

受診漏れ防止のリマインドメールを送る

健康診断の予約をしても、従業員の都合で受診ができなかったり、そもそも受診を忘れていたりして日程の再調整が必要になるケースがあります。リマインド通知を送ることで受診漏れを防止しやすく、再予約や再調整の手間を省けるでしょう。

予約の日程調整だけであれば、有料の日程調整ツールなどの活用も有効です。しかし、従業員が増えてくると上記のような内製での業務改善には限界があります。そこで予約業務の効率化に役立つのが、予約代行の活用や健康管理システムの導入です。

予約代行と健康管理システムを導入するメリット

予約業務効率化の手助けとなる予約代行や健康管理システムには導入すべきメリットがたくさんあります。それぞれのメリットを見ていきましょう。

予約代行を活用する

予約代行を行ってくれるサービスを活用すれば、予約業務の効率化につながります。健診予約未実施者への働きかけや健診センターとの費用のやりとりを代行してもらえるため、自社の負担を大きく軽減できるでしょう。

予約管理を効率化できる健康管理システムを活用する

予約代行と合わせて、自社の負担を減らすために導入したいのが健康管理システムです。健康管理システムでは以下のような機能が備わっています。

【機能①】健診状況管理・検索
健診予定日未登録者の抽出ができるため、未受診者をスムーズに把握して受診を促しやすくなります。また、未受診者にくわえて2次健診対象者の管理や検索、健診率の確認も可能です。
【機能②】分担管理
予約管理担当者を複数立てられるので、受け付け漏れや予約の重複などのヒューマンエラーを抑えられるというメリットがあります。分担して管理できるという点から、担当者への負担一極化も回避できるでしょう。
【機能③】メール送信
健診日が未登録のままになっている従業員に対して予約・登録を促すリマインドメールを一括で送信できるため、従業員の受診率アップにつながるといったメリットがあります。また、登録済みの受診者に対しても、受診漏れを防ぐためのリマインドメールの送信を自動で送ることが可能です。

健診予約も管理もできる健康管理システム導入のポイント

健康診断の予約業務を効率化するためには、自動化や重複回避による業務負担の軽減が重要なポイントです。健康管理システムを導入すれば、さまざまな機能を活用して業務を効率化できるでしょう。では、実際にどのような健康管理システムを導入すべきか、選定のポイントをご紹介します。

管理者側の操作性

どんなに素晴らしい機能が備わっていても、複雑で操作が難しいとかえって業務の負担となってしまいます。そのため、管理者側が操作しやすく使いやすい健康管理システムを選ぶことが大切です。

受診者側の利便性

管理者側だけでなく利用者である受診者側にとっても操作性の高さは重要です。受診者が負担に思わずに操作できることが受診率を高めるためのポイントであり、結果的に従業員自身の健康意識の向上につながります。

機能の充実性

当然ながら機能が充実しているかどうかも選定における重要なポイントです。50人以上の従業員がいる企業ではストレスチェックが義務付けられているため、ストレスチェックや健康管理なども併せて実施できるシステムを選ぶと良いでしょう。

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