企業向け健康管理システムの選び方・比較する際のポイントを解説
企業には「安全配慮義務」があり、従業員の健康と安全に配慮した職場環境を整備することが求められています。従業員の心身の健康を維持・向上するためには、日頃から健康管理を徹底しなければなりません。そこで役立つのが健康管理システムです。
この記事では「健康管理システム」について、導入の際の選び方や比較のポイントを解説します。自社に合った健康管理システムを導入して、効率よく健康管理を実施していきましょう。
健康管理システムとは？
健康管理システムとは、従業員の健診結果をはじめとした健康に関する情報を一元管理して、健康管理業務を効率化するシステムのことです。これまで紙やExcelで従業員の健康管理を行っていた場合は、健康管理システムを導入すれば管理にかかるさまざまな手間やコストを削減し、煩雑な業務を効率化できるようになります。
また、従業員の健康状態を健康管理システムで管理することで、高リスク者の早期発見・早期対処も可能になります。過労死や休職・退職といったリスクを回避できるとともに、生産性の向上および企業の業績アップにつながるでしょう。
健康管理システムは、ストレスチェックや健康診断結果の管理ができるものが大半です。そのうえで、最低限の機能が搭載された安価なものから分析機能に優れたものまで幅広く種類があります。さまざまな業務代行のサービスがついていたりレポ―ティングを行えたりと、システムによって多様な機能・サービスが備わっています。
そのため、「初期費用を抑えつつ導入をスムーズに行いたい」「産業医との連携を強化したい」など自社の課題や目的に合った健康管理システムを比較・検討し、導入することが重要といえるでしょう。
【目的別】健康管理システムの選び方・比較ポイント
ここでは、健康管理システムの導入を検討している企業に向けて、目的別に健康管理システムの選び方・比較のポイントを解説します。
①紙とExcelからシステムでの管理に変更したい
従業員の健康データを紙やExcelで管理している企業の場合、ペーパーレス化対応の代行サービスをはじめ、移行の手間を省けるシステムを選ぶことが重要です。
紙からシステムに切り替える際の落とし穴として、移管作業を誰がどこまで担う必要があるのかという点があります。自社でデータアップロードしなければならない場合、手間と工数がかかります。紙の情報をExcelに入力する必要があるのであれば、工数の肥大化は避けられません。またその作業を外注できたとしても、アップロードする際には検査結果の数値の単位確認・従業員番号の照会・旧姓または名前が外字である場合の対応など確認点や注意点が多く、逆に業務が増えてしまう場合があります。そのため、「データ整備からアップロードまで」を一括で代行してもらえるサポートがあるかどうかが比較・検討時のポイントです。
また、新規でシステムを導入するのであれば、初期費用やUIの操作性の高さなどにも焦点をあてて、円滑な導入が可能かどうか合わせて検討することが大切といえるでしょう。
②よりコストが低い健康管理システムに切り替えたい
現在使用している健康管理システムよりも、さらにコストが低い健康管理システムに切り替えたい場合は、初期費用の総額やランニング費用の条件に注意しましょう。
健康管理システムには、ペーパーレス化や産業医・保健師の専門職サポート、セキュリティ強化といったオプションが別途用意されている場合があります。そのため、初期費用は利用料金だけでなくオプションも含めた総額を把握しておきましょう。
また、システムによって最低利用人数が設けられているものや、従業員数に応じて月額料金が変動する場合もあります。自社の従業員数が条件を満たしているか、ランニング費用はどの程度かも確認が必要です。
なおコストだけで選んでしまった場合、必要最低限の機能しか備わっておらず結果的に業務効率化のメリットを得られない場合もあります。課題・負担となっている業務の効率化をするためには、安いという理由だけで健康管理システムを選択・比較しないよう留意することも大切です。
③健康診断の関連業務の負荷を減らしたい
健康診断に関連する業務は、健診結果のデータ回収と保存・未受診者の抽出および受診勧奨・労働基準監督署への報告など多岐にわたります。システム選定時は、これらの煩雑な健診業務の負荷を減らせるような機能が備わっているかどうかも確認しましょう。
健診結果データの一元管理や検索機能による抽出など、健康診断結果を管理し閲覧するための機能は大半の健康管理システムに備わっています。選定時のポイントとして重要なのは、実業務に沿った使い勝手です。特に、高リスク者や特定セグメントの抽出・未受診者へのリマインドメールや再受診者への受診勧奨メールの一括送信・レポーティングといった機能がある健康管理システムを選ぶと、健診業務の負荷を大幅に削減することが可能です。
また、未対応者のフォローを減らすことも業務効率化につながります。従業員の利用率を高めることができれば、従業員に健康診断を能動的に受診する意識が根付きます。そのため、担当者だけでなく従業員にとっても使い勝手の良いUIであるかどうかも重視しましょう。
④保健師・産業医・人事部での連携を強化したい
従業員の健康管理を徹底するためには、保健師や産業医、人事部での連携が欠かせません。多職種間での連携を強化するには、ストレスチェックや健康診断結果といった個人単位での情報データと各担当者の対応履歴記録が、適切な個人情報保護のもと一元化されている必要があります。
健康管理システムを比較する際のポイントは、データの一元管理にくわえて、健診機関別の異なる出力フォーマットを統一化する機能が備わっているかどうかを確認しましょう。産業医や保健師に向けて、役割ごとに必要な情報が見やすく整理されていると、情報連携がスムーズに行えるようになります。
⑤社内の健康課題を発見・分析して対策を徹底したい
従業員の健康状態を把握するだけでなく、課題は早期発見して対策することが不可欠です。そのためには、健康データをもとに要点を抽出・分析する機能があるシステムを選びましょう。
健康管理システムの中にはエビデンスに基づいた基準データを持っているサービスもあり、そういったシステムを利用すれば健康リスクの評価・分析が容易になります。評価基準が疾病や生活習慣、メンタルなどのさまざまな観点から分析できれば、より細かな健康課題の発見と予防・対策が可能です。健康改善の優先順位付けにも役立つでしょう。
また、課題リスクの分析・予測結果をレポーティングしてくれるサービスを備えているシステムもあります。産業医との情報連携はもちろん、従業員も確認ができるため、自身で健康リスクを把握して生活習慣や働き方の改善を実行しやすくなるというメリットがあります。
⑥従業員の健康意識を高めたい
従業員自身が日頃から心身の健康状態を意識することは、さまざまな健康リスクの未然防止や早期発見につながります。従業員の健康意識を高めるには、健康管理システムの活用を促し、健康状態の把握を習慣化させるのが効果的でしょう。
利用を定着させるには、従業員が使いやすく操作性の高いUIの健康管理システムを導入することが重要です。特に、事業場を複数有している企業の場合は全社への説明コストもかかります。こうした余計なコストを削減するためにも、分かりやすく操作性の高いシステムを選びましょう。
パーソナルヘルスデータ管理の登録や産業医の面接案内が行えるサービスが備わったものであれば、従業員自身のセルフケアを促進できるとともに、全社的に健康課題の解決に取り組みやすくなります。
健康管理システムは目的に合ったものを導入することが大切
健康管理システムは、高い効果を実感するためにも自社の目的に合ったものを導入するのが望ましいでしょう。健康管理システム「WELSA」は今回紹介した機能がすべて備わっているため、いずれの目的においても現在抱えている課題の改善にお役立ていただけます。
データの一元管理・さまざまな検索機能・再受診勧奨・学術的エビデンスに基づくリスク評価と分析・ペーパーレス化の代行といった機能やサポートにくわえて、健康経営優良法人取得の支援・従業員への情報提供をスマホで簡単に行えるといった点もメリットです。健康管理システムを導入される際には、ぜひ「WELSA」を検討してみてはいかがでしょうか。