健康管理業務とは?企業が取るべき対応と効率化の方法を解説

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「健康管理業務」を理解し実施することは、労働環境が問題視されている現代社会において非常に重要です。しかし業務の幅広さや煩雑さゆえに、漠然としか認識できていない方も多いでしょう。
この記事では「健康管理業務」とはそもそも何なのか、課題や対策、効率化の方法などを解説します。従業員の健康状態を正しく把握して管理することは、従業員の満足度とパフォーマンス力を高めると同時に、企業のさらなる成長へとつながるでしょう。

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健康管理業務とは?

労働契約法5条によって、企業は従業員が安全かつ健康に労働できる環境を用意するように義務付けられています。これを「安全配慮義務」と言い、安全配慮義務を怠ると損害賠償責任を問われるリスクがあります。企業は従業員の健康状態をしっかり把握・管理しなければなりません。
「健康管理業務」とは、健康診断を実施し、診断結果に応じて面談や保健指導、メンタルケアなどを行うことを指します。ストレスチェックや労働時間の管理も健康管理業務に含まれます。コロナ禍以降、うつ病をはじめとしたメンタルヘルス不調を引き起こす方が増えており、メンタルヘルスの配慮も重要視されてきているのです。
従業員の心身に影響を及ぼさないよう、企業は過重労働や職場環境に起因する病気や怪我を予防するための配慮をしなければなりません。

企業の健康診断の対応方法

労働安全衛生法66条により、企業では健康診断を実施することが義務付けられています。企業が実施を怠った場合、50万円以下の罰金が科せられることもあります。ここでは企業が実施する健康診断の種類と対応方法を見ていきましょう。

一般健康診断

一般健康診断は、業種・職種を問わず実施される企業健診です。一般健康診断は5種類あり、対象者と実施のタイミングはそれぞれ異なります。

1:雇い入れ時の健康診断
対象者常時使用する従業員
実施期間雇い入れ時
2:定期健康診断
対象者常時使用する従業員
実施期間1年に1回
3:特定業務従事者の健康診断
対象者深夜業務など特定労働環境で働く従業員
実施期間配置転換時、および6ヶ月に1回
4:海外派遣労働者の健康診断
対象者6ヶ月以上海外に派遣する従業員
実施期間派遣前、および帰国後国内の業務に就くとき
5:給食従業員の検便
対象者社員食堂や付属する炊事場において給食の業務に従事する従業員
実施期間雇い入れ時、配置転換時

特殊健康診断

特殊健康診断とは、有害といわれている業務に従事している従業員を対象に実施する健康診断です。対象となる業務は以下の通りです。
・高気圧業務
・放射線業務
・特定化学物質業務
・石綿業務
・鉛業務
・四アルキル鉛業務
・有機溶剤業務
特殊健康診断の実施期間は雇い入れ時、配置転換時、6ヶ月に1回です。

労基署への報告対応

従業員が50人以上いる企業の場合、健康診断の診断結果報告書を労働基準監督署へ提出することが義務付けられています。提出を怠った場合、50万円以下の罰金が科されるリスクがあるので気を付けましょう。
定期健康診断と特殊健康診断は検査項目が似ているため、少なくとも年2回実施する特殊健康診断の場合は、うち1回を定期健康診断として実施・報告しているのが実情です。

参考:労働基準監督署への報告義務が課される届出の種類【労働安全衛生法関連】

健康管理における課題との向き合い方と対策

健康管理を徹底して実施するためには、困難な課題とも向き合わなければなりません。ここでは実際にどのような課題があるのか、そして課題とどのように向き合い、対策を講じていくべきかを解説します。

メンタルヘルス不調者抽出の遅れ

メンタルヘルス不調を起こしている従業員がいたとしても、周囲が異変に気付けるのは容易ではありません。周囲に相談できない状況であったり、従業員自身がそもそもメンタルヘルスの不調に気付いていなかったりする可能性もあります。メンタルヘルスケアは繊細で迅速な対応が求められるため、負担が大きく対応が難しい点が課題として挙げられます。
対策としては、秘匿性のある健康相談窓口を設置することが好ましいでしょう。この場合の健康相談窓口とは、人事等に知られることなく匿名で利用できる外部の健康相談窓口を指します。社内の人間に悩みを打ち明けられない従業員も、健康相談窓口を利用すれば気軽に相談しやすくなります。

長時間労働

超過労働や過剰な残業は、従業員の心身の健康を崩す一因です。企業は従業員一人ひとりの労働状況を把握するために勤怠管理を必ず実施しなければなりません。
最悪の場合、長時間労働によってうつ病や過労死に至るケースもあり、迅速な対策が求められます。テレワークやフレックスタイム制の導入、有給休暇の取得促進、業務量の調整・軽減など、長時間労働を是正するための取り組みを社内で検討し、早めに実施しましょう。

不衛生かつ不快な職場環境

快適な職場環境を整備することは、従業員の心身の健康のために欠かせません。職場の清潔感や空調などの設備まわりの管理や清掃は、衛生面の配慮だけでなく休憩スペースの確保や休職制度の整備といった従業員が働きやすい制度・環境を用意することが大切です。
従業員が不満に感じている部分があれば、意見を吸い上げて改善に努めましょう。従業員からの意見・要望を吸い上げるための窓口や意見箱を設置することも重要です。

健康診断管理業務によるタスク過多

そもそもメンタルヘルス不調や長時間労働のような課題の対策に取り組む以前に、健康診断の管理業務に追われて手が回らないという課題があります。
「従業員に健診を受けてもらう」「健診結果を回収する」「再検査を受けてもらう」といった通常の単純な管理業務に工数がかかってしまい、他の課題の対策はおろか向き合うことも厳しい状況に置かれている人事担当者は多いでしょう。
そのような状況を打開するには、健康管理システムが役に立ちます。健康管理システムを使えば効率的に健康管理が行えるため、タスク過多を解消でき、その他の健康管理の課題に取り組む時間を捻出できるようになるでしょう。

健康管理システムの導入が業務効率化のポイント

健康管理業務の課題は、健康管理システムを導入することで改善が期待できます。ここでは健康管理システムの機能や導入のメリットを解説します。

健康管理システムでできること

健康管理システムには、以下のような機能があります。

・健康診断結果の管理と保管
・健康診断受診状況の管理
・健康診断受診勧奨メール一括送信
・有所見者、再検査対象者管理
・保健指導対象者管理
・ストレスチェック実施と管理
・従業員個人ごとの面接記録、診断書等の保管
・労基署報告用データの作成
・健康経営優良法人認定項目の集計

健康管理やストレスチェック、健康診断に関連したデータの管理や検索といった機能が備わっており、手作業で行っていた業務の効率化に役立ちます。

健康管理システムを導入するメリット

上記の通り健康管理システムでは、健康管理業務に付随したさまざまな機能が活用可能です。システムの導入によって、これまで手作業で行っていた「健康診断受診の勧奨」や「健診結果の回収」などの健康診断の通常業務を軽減できるといったメリットがあります。
複数部署での共有やレポートの作成も可能なので、異常や異変を効率的に発見し、迅速なリスク対応を展開できるでしょう。健康管理におけるさまざまなトラブルの防止にもつながります。
また、メンタルヘルス相談窓口の案内や医師面接指導の予約案内も可能です。健康相談窓口を設置するだけでなく、メンタルヘルス不調者に対して相談窓口の利用を推進しやすくなるといったメリットもあります。
健康管理システムを導入すれば、目視では探知が難しかった従業員の異変や不調を発見して迅速な対応ができるとともに、煩雑だったタスクの簡便化が可能です。

健康管理業務の効率化には健康管理システムの導入がおすすめ

健康管理業務は非常に煩雑で課題も多いのが現状です。そのような健康管理業務の効率化には、アウトソーシング業者の活用も手ですが、自社で簡単に活用できる健康管理システムの導入がおすすめです。
健康管理システム「WELSA」では、健康管理業務のタスク軽減に役立つ機能を多数搭載しています。手間軽減や課題対策への迅速かつ効果的な取り組みを模索しているのであれば、ぜひ「WELSA」の導入を検討してみてください。

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