【労基署報告の書き方】定期健康診断結果報告書をサクッと作成する方法
従業員の定期健康診断終了後、速やかな提出を義務づけられている「定期健康診断報告書」。
1枚に収まるボリューム感であるものの、数多くの項目が盛り込まれています。そのため、記載に手間取ったりミスをしたりするリスクが高く、人事労務担当者の手を煩わせる書類仕事のひとつです。
そこで今回は、面倒な定期健康診断報告書を、迷わずサクッと作成するためにおさえたいポイントを解説します。
目次
【基本の基】事業場情報はわかりやすく管理しておく
人事関連で頻繁に使用する不変的な情報は、日ごろから引用しやすい形で管理しておくことが大切です。管理を適切に行うことで、情報を探す手間や時間が省けます。
今回の定期健康診断報告書においても、以下項目は他の場面で使用する機会がある情報です。
■労働保険番号
労働保険番号とは、事業場の労働保険加入により付与される番号です。
万が一わからなくなってしまった際には、以下の書類に記載があるため確認してみましょう。
・保険関係成立届
・労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書
何らかの理由で上記書類の確認ができない場合は、事業場管轄の労働基準監督署へ問い合わせましょう。
■事業の種類
日本標準産業分類の中分類から、事業場が該当する番号を確認し記入します。
■事業場の所在地
複数の事業場がある企業は、それぞれの所在地をすぐに閲覧できる状態にしておきましょう。
【先行作業で面倒を軽減】健診機関や実施日は予約時に記載
いざ書類を作成しようというタイミングで1から取りかかろうとすると、なおさら面倒を感じてしまうものです。そのため、健診実施機関への予約作業時に、先行して定期健康診断報告書の以下項目を記載しておきましょう。
■健診年月日
数日間に渡って実施した場合は、最後に実施した日付を記載します。
【例】1月10日～3月31日にかけて実施した場合→3月31日と記載
予約時に日付を控えておき、すべての健診終了後に予約と実態が一致しているか確認すると良いでしょう。
■健康診断実施機関の名称・所在地
複数の健診機関を利用した場合は、各々の記載が必要です。
【すぐに書ける】在籍労働者数と受診労働者数
在籍労働者数と受診労働者数と聞くと一見難しく感じるかもしれません。しかし実際は、以下の通り単純明快です。
適切な健康診断事務管理が行えていれば、一目で確認が済むでしょう。
■在籍労働者数
「常時使用する労働者」と言われる従業員を指し、社会保険加入者数と一致します。
そのため、短期間の雇用契約で働く従業員を含める必要はありません。
■受診労働者数
上部で記載した「健診年月日」時点での、健康診断実施済み人数を記載します。
定期健康診断の代わりに人間ドックを実施した従業員も含みます。
■労働安全衛生規則第13条第1項第3号に掲げる業務に従事する労働者数
6ヵ月に1度の健康診断が義務づけられる「特定業務従事者」と言われる従業員を指します。
事業場の中に「イ」～「カ」に常時従事する従業員がいる場合は、人数を記載しましょう。
特定業務の分類は、以下を参照してください。
【健診機関に要確認】結果をデータで受け取り工数を大幅削減
定期健康診断報告書で最も面倒なのは、担当者自ら確認・集計を行わなければならない「健康診断項目」「所見のあった者の人数」「医師の指示人数」の記載です。特に「健康診断項目」は、各検査項目の実施者数と有所見者数をそれぞれ集計する必要があるため、従業員数が多いほど負担は大きくなります。
通常であれば、従業員一人ひとりの検査結果表を目視し、手動でカウントしていかなければなりません。しかし、手作業では対応スピードに限界があり、効率を求めすぎるとミスや見落としが生じるリスクが高まります。
そのため、健診実施機関に「健康診断結果をExcelやcsvなどのデータ形式でもらえないか」を確認しましょう。
近年ペーパーレス化が推進されていることから、対応してくれる健診実施機関も増えています。データが入手できれば、集計作業を簡略化できるため、スピーディーかつ正確に上記3項目の記載が可能です。
定期健康診断報告書は健康管理システムによる自動作成が間違いない
定期健康診断報告書の作成にあたり、効率と精度を担保したいという場合には、健康管理システムの導入が最も効果的です。
先述してきた書き方のポイントをおさえることで、以前よりスムーズな定期健康診断報告書の作成は可能となります。ただ、いずれにしてもマンパワーへの依存は大きく、人事労務担当者の工数はある程度費やさなければなりません。
健康管理システム「WELSA」を活用すれば、定期健康診断報告書の自動作成が実現し、人事労務担当者の手を煩わせません。また、ストレスチェックや勤怠管理など、個人データの一元管理も可能となり、人事労務業務全体の工数削減をサポートします。
定期健康診断報告書だけでなく、人事労務担当者が作成しなければならない届出は多岐に渡ります。
長期的、多角的な視点で捉え、企業の利益を守るための健康管理システムの導入をぜひ検討してみましょう。